LIÊN KẾT DỮ LIỆU TỪ EXCEL SANG WORD DÙNG MAIL MERGE

Trộn thỏng (Mail Merge trong excel) là một trong điều khoản cực kỳ tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian lúc yêu cầu gửi một lượng thỏng mập. Nó giúp đỡ bạn nhanh lẹ chế tác một lá tlỗi, email giỏi tựa tlỗi trong Word bằng cách vừa lòng duy nhất thông tin các bạn gồm vào trang tính Excel. Học excel nâng cấp Online đang hỗ trợ cho bạn tổng quan tiền của công năng này cùng lý giải trộn thỏng theo từng bước một.

Bạn đang xem: Liên kết dữ liệu từ excel sang word dùng mail merge

Nền tảng trộn thư:

Trộn thỏng (mail merge vào excel) rất có thể trông khó khăn, nhưng mà trên thực tế quy trình này khá đơn giản dễ dàng.

Dể giúp đỡ bạn phát âm sâu rộng, quy trình trộn tlỗi có 3 tài liệu:

Văn uống phiên bản Word chứa mã ứng với từng phần rõ ràng.Tệp nguồn trộn thỏng Excel chứa đọc tin bạn dìm, mỗi mặt hàng là một trong fan thừa nhận.Bản Word sau cùng cùng với thư, tin nhắn, bao thơ hoàn hảo.

 Chuẩn bị trang tính Excel mang đến trộn thư:

lúc chúng ta trộn thỏng (mail merge vào excel), tệp Excel sẽ được kết nối với tư liệu trộn tlỗi của Word. Microsoft Word đang rước thương hiệu, xúc tiến và các chi tiết không giống của tín đồ nhấn thẳng trường đoản cú bảng tính Excel.Vì vậy, trước lúc bắt đầu, hãy chắc chắn rằng rằng tệp Excel đã bao gồm toàn bộ ban bố bạn có nhu cầu bao gồm thương hiệu, bọn họ, lời xin chào, mã bưu năng lượng điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm những shop contact hoặc ban bố không giống, chúng ta nên biến đổi hoặc bổ sung cập nhật bên trang tính Excel trước khi trộn tlỗi.Những điều đặc biệt buộc phải kiểm tra:Các cột vào bảng tính Excel cần khớp cùng với các phần bạn muốn sử dụng Khi trộn tlỗi. Ví dụ: trường hợp bạn có nhu cầu xưng hô với những người gọi bởi Tên, hãy chắc chắn sẽ sản xuất hai cột bọn họ cùng thương hiệu riêng biệt. Nếu bạn có nhu cầu sắp xếp tên tín đồ nhấn theo bang hoặc thành thị, khẳng định rằng bạn đã có hai cột Bang và Thành phố cá biệt.Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ đồng hồ, cực hiếm chi phí tệ hoặc mã bưu năng lượng điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định hình đúng số, số ngày cùng đơn vị chức năng chi phí tệ.Nếu chúng ta chế tác trang tính Excel bằng cách nhập thông báo tự tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy áp dụng Text Import Wizard.

Cách trộn thư từ Excel quý phái Word:

lúc hoàn thành cùng chất vấn lại trang tính Excel, bạn vẫn sẵn sàng chuẩn bị nhằm trộn thỏng. Trong ví dụ này, họ vẫn trộn thư với 1 list người dìm trong Wrd 2010, tương tự mang lại Word 2013.

Nếu các bạn sẽ soạn tlỗi sẵn một lá thư, bạn có thể mtại 1 tài liệu Word hiện nay gồm, hoặc sản xuất một tư liệu new.Chọn loại trộn tlỗi bạn có nhu cầu. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và lựa chọn dạng hình trộn thỏng – thỏng (Letters), email (E-mail Messages), tem tlỗi (Labels…), phong bì (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta chọn Letters.

Chụ ý. Nếu tùy lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, khắc ghi lựa chọn Select All ở góc cạnh bên dưới bên trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, và OK.

Bây giờ đồng hồ bạn cũng có thể thường xuyên trộn thỏng như bí quyết thường thì.

Chụ ý. Phòng phòng ngừa hầu hết thông báo hiển thị những lần bạn mở tệp dữ liệu, bỏ chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khoản thời gian kết nối cùng với list thỏng.

Định dạng ngày tháng, giờ đồng hồ, số với chi phí tệ khi trộn tlỗi vào Word

Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, tháng ngày tuyệt chi phí tệ theo rất nhiều cách không giống cùng với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn có thể triển khai thẳng trong văn uống bản Word.

Chọn vùng trộn tlỗi ước ao biến hóa định dạng. Chúng hoàn toàn có thể là Date, Currency, Percent hoặc những vùng khác.Nhấn Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. ví dụ như, bạn lựa chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm một trong những mã hình trong số bảng sau đây. lấy ví dụ như, nếu như bạn muốn 3000 xuất hiện thành $3000, thêm # $,0 với mã sau vẫn hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 nhằm cập thừa nhận vùng. Sau đó thừa nhận Shift + F9 để thấy hiệu quả.

Xem thêm: Cách Lấy Dữ Liệu Từ Excel Sang Word, Trộn Dữ Liệu Từ Excel Sang Word

Định dạng con số, đơn vị chi phí tệ cùng phần trăm

Mã hình	Mã vùng đầy đủ	Ví dụ	Mô tả
# 0	MERGEFIELD CURRENCY# 0	3000	Làm tròn số
# ,0	MERGEFIELD CURRENCY# ,0	3,000	Làm tròn số với phân sách phần ndại dột bằng vệt phẩy
# ,0.00	MERGEFIELD CURRENCY# ,0.00	3,000.00	Số cất hai chữ số thập phân và chia cách phần nngớ ngẩn bởi dấu phẩy
# $,0	MERGEFIELD CURRENCY# $,0	$3,000	Làm tròn đô la với lốt phẩy phân làn phần ngàn
# $,0.00	MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00	$3,000.00	Dollar cất hai chữ số thập phân cùng chia cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”	MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”	($3,000.00)	Kí hiệu độ-la, vết ngoặc tức là số âm với một vết gạch nối mang đến quý hiếm 0
# 0.00%	MERGEFIELD PERCENT# 0.00%	1.00%	Phần trăm chứa nhị chữ số thập phân
# 0%	MERGEFIELD PERCENT# 0%	1%	Làm tròn phần tram

 Chú ý. Txuất xắc do kí hiệu $, chúng ta cũng có thể nạm bằng cam kết hiệu chi phí tệ không giống € hoặc £.

Định dạng ngày tháng cùng thời gian

Mã hình Ngày tháng/Thời gian	Ví dụ
“HH:mm:ss”	10:45:32

Quý Khách rất có thể áp dụng d, M, y cho ngày mon với tiếng, dẫu vậy nhớ rằng M thay mặt mang lại tháng còn m thay mặt mang đến phút ít.

Ttuyệt đổi định hình của ngày tháng cùng giờ đồng hồ hiện tại:

Nếu chúng ta thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời hạn hiện nay vào văn uống phiên bản trộn thỏng, chúng ta cũng có thể biến đổi định dạng của chúng.

Chọn vùng Date hoặc Time bạn có nhu cầu biến đổi định dạng.Nhấn Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng Date, bạn sẽ thấy DATE
“M/d/yyyy”Nhấp bắt buộc vào vùng với lựa chọn Edit Fields tự danh sách tùy lựa chọn.

Trong hộp thoại Field, đảm bảo an toàn rằng ô Field names được format Date. Chọn định dạng ước muốn trong Date formats và dấn OK.

Crúc ý. Nếu bạn có nhu cầu giữ nguyên định hình Khi update, ghi lại chọn Preserve sầu formatting during updates ở góc cạnh trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.

Phím tắt Mail Merge:

Phím tắt	Chức năng
Alt + F9	Msinh hoạt tất cả vùng cần điền cùng kết quả vào văn uống phiên bản trộn thư
Shift + F9	Hiện ra mã của không ít địa điểm trống
F9	Cập nhật khu vực trống được lựa chọn. đặt con trỏ vào bất cứ ô trống như thế nào với nhận F9 nhằm cập nhật
F11	Đến chỗ trống buộc phải điền sau
Shift + F11	Đến chỗ trống đề nghị điền trước
Alt + Shift + E	Chỉnh sửa văn bản trộn tlỗi. Crúc ý: vấn đề này đã ngắt liên kết giữa tệp Excel với văn uống bản Word, mối cung cấp trộn tlỗi sẽ không còn tự động cập nhật nữa.
Alt + Shift + F	Chèn vùng trộn thư bắt đầu tự nguồn trộn thư
Alt + Shift + M	In văn bạn dạng trộn thư
Ctrl + F9	Cyếu thêm 1 chỗ trống
Ctrl + F11	Khóa khu vực trống bắt buộc điền. Kết quả sẽ không còn được cập nhật lúc đọc tin mối cung cấp của Excel thay đổi.
Ctrl + Shift + F11	Mnghỉ ngơi khóa vị trí trống đề xuất điền. Kết quả chỗ trống sẽ được update đợt nữa.
Ctrl + Shift + F9	Bỏ link địa điểm trống bắt buộc điền. Chỗ trống sẽ tiến hành xóa dài lâu ngoài văn uống bản và thay thế bởi quý hiếm hiện giờ hiển thị bên dưới định dạng bình thường.
Alt + Shift + D	Cnhát tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện nay tại
Alt + Shift + P	Cnhát số trang
Alt + Shift + T	Cnhát thời hạn hiển thị theo thời gian hiện tại
Alt + Shift + L	Chèn số sản phẩm công nghệ tự

Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp đến các người mua hàng có thể chế tác thỏng tự động hóa từ bỏ tài liệu Excel quý phái Word – Tính năng trộn tlỗi Mail Merge một cách suôn sẻ nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến cải thiện về Excel các người tiêu dùng hãy đăng kí tmê man gia ngay lập tức những khóa học word excel cấp tốc với các chuyên gia có nhiều năm khiếp nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các khách hàng một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi geektechreviews.com Online.

Trong khi nhằm vận dụng Excel vào công việc một phương pháp hiệu quả thì bạn còn yêu cầu thực hiện tốt các hàm, các điều khoản không giống của Excel:

Một số hàm cơ bạn dạng hay chạm mặt như:

SUMIF, SUMIFS nhằm tính tổng theo 1 ĐK, những điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS để thống kê lại, đếm theo một ĐK, các điều kiệnCác hàm xử trí dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…Các hàm dò tìm kiếm tsay đắm chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số mức sử dụng hay được sử dụng như:

Định dạng theo ĐK với Conditional formattingThiết lập ĐK nhập dữ liệu cùng với Data ValidationCách đặt Name và thực hiện Name trong công thứcLập báo cáo cùng với Pivot Table…

Rất nhiều kiến thức và kỹ năng nên ko nào? Toàn bộ đều kỹ năng này chúng ta đông đảo rất có thể học được vào khóa học EX101 – Excel tự cơ phiên bản cho tới siêng gia của Học Excel Online. Đây là khóa học giúp cho bạn khối hệ thống kiến thức và kỹ năng một cách vừa đủ, cụ thể. Nhiều hơn không thể tất cả số lượng giới hạn về thời gian học hành buộc phải chúng ta cũng có thể dễ chịu học tập bất cứ thời điểm như thế nào, tiện lợi tra cứu vớt lại kỹ năng và kiến thức Lúc cần. Trong thời điểm này hệ thống đang có ưu đãi rất to lớn cho bạn lúc ĐK tsay mê gia khóa học. Chi huyết coi tại: geektechreviews.com.Online