Cách quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel

Quản lý làm hồ sơ nhân sự bởi Excel đang mãi sau rất mất thời gian ở các doanh nghiệp lớn. Dù bây giờ có nhiều ứng dụng cai quản làm hồ sơ bạn lao hễ tối ưu hơn, nhưng mà file Excel vẫn tồn tại được tin cần sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ ra mắt cho mình về các biểu mẫu nhân sự Excel, những thành phần cần phải có trong mẫu mã file Excel.

Bạn đang xem: Cách quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel


Thành phần cần có trong cai quản hồ sơ nhân sự bằng Excel là gì?

Mã nhân viên (mã chnóng công): Mỗi nhân sự sẽ tiến hành cấp một một mã số cố định và thắt chặt và bảo đảm an toàn không trùng nhau. Mã số này sẽ được dùng để quan sát và theo dõi việc chnóng công hoặc các cơ chế liên quan.Họ cùng thương hiệu nhân viênSở phận, phòng ban làm cho việcCấp bậc nhân sự: BOD, cai quản, nhân viên cấp dưới,…Vị trí công việc: Tên vị trí cơ mà nhân viên cấp dưới vẫn đảm nhận, bao gồm cả cấp bậc hiện thời. Ví dụ: Chuyên ổn viên MarketingLoại hình làm việc: Full-time, part-time, thời vụ,…Cửa hàng làm việc: Trụ snghỉ ngơi chủ yếu, chi nhánh 1, Trụ sở 2,…Trình độ học tập vấn: Trình độ học vấn cao nhất (thạc sỹ/tiến sỹ/đại học/cao đẳng…), ngôi trường Đại học tập, chuyên ngànhCác các loại sách vở và giấy tờ nên thiết: Sơ yếu lý lịch có chứng thực địa phương, Bản sao công triệu chứng CMND hoặc CCCD, Bản sao công triệu chứng giấy knhì sinh, Bản sao công bệnh sổ hộ khẩu, Bản sao công chứng bởi tốt nghiệp, Giấy thăm khám sức mạnh có đóng vết, Hợp đồng bao gồm chữ ký kết cùng dấu đỏ, ảnh thẻ,…Lương thưởng trọn cùng prúc cấp: Hình thức thanh hao toán thù lương (qua thẻ tốt tiền mặt), STK ngân hàng, ở trong bank như thế nào, chi nhánh làm sao (nếu như có), Số người dựa vào, Mã số thuế TNcông nhân, Số sổ BHXH,…Kinc nghiệm làm việc: Tên đơn vị, tên địa điểm, khoảng thời hạn công tác làm việc được bố trí theo sản phẩm công nghệ trường đoản cú cái thời hạn. Nên số lượng giới hạn số lượng và chỉ còn sàng lọc hiển thị 1-5 kinh nghiệm tay nghề thao tác đặc trưng tuyệt nhất của nhân sự.
*
Mẫu cai quản nhân sự bằng Excel đang bao hàm hầu hết tương đối đầy đủ những ban bố cơ bạn dạng về nhân sự

Nên thực hiện đông đảo chủng loại cai quản làm hồ sơ nhân sự bởi excel nào?

Để thống trị một bí quyết tổng thể cùng không hề thiếu thì xung quanh tệp tin làm hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp lớn bắt buộc sử dụng thêm những biểu chủng loại nhân sự Excel khác như:

Quản lý list nhân sự tổng quan: Đây là trang tổng quan lại độc nhất về ban bố của các nhân sự sẽ làm việc trên công ty (đang trong thời hạn đúng theo đồng).Quản lý vừa lòng đồng: Quản lý ban bố đúng theo đồng test bài toán với những các loại vừa lòng đồng lao đụng (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một các bước một mực tất cả thời hạn dưới 12 mon, HĐLĐ khẳng định thời hạn, HĐLĐ không khẳng định thời hạn). Các ngôi trường lên tiếng của biểu mẫu cai quản vừa lòng đồng nhân sự khá dễ dàng và đơn giản, tuy vậy lại khái quát lượng dữ liệu bự cùng yên cầu độ đúng đắn cao.Theo dõi nhân sự mới: Trong quy trình vận động, có lẽ rằng doanh nghiệp đang đón thêm những nhân viên bắt đầu. File cai quản làm hồ sơ bằng Excel về cơ phiên bản là việc kết hợp thân nhị biểu mẫu mã Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá thể. Nhưng nhấn mạnh vấn đề rộng vào các thông báo cần thiết trong quy trình onboarding (nhập môn) nhân sự.Theo dõi nhân sự ngủ việc: Cũng tựa như như biểu mẫu mã theo dõi nhân sự bắt đầu, mà lại so với nhân sự ngủ Việc, doanh nghiệp lớn phải quyên tâm hơn sự biến đổi của các yếu tố có khả năng sẽ bị bỏ hiệu lực sau thời điểm nhân sự ngủ việc, cũng như hồ sơ quan trọng nhằm hoàn toàn thủ tục kết thúc đúng theo đồng.Biến rượu cồn tiền lương: Không cần là nhân sự new tốt nhân sự ngủ bài toán, dịch chuyển chi phí lương bao hàm những ngôi trường hòa hợp tăng lương, bớt lương, tăng level, sút màn chơi, giao vận vị trí, đưa công tác làm việc,…

Ưu và nhược điểm của quản lý hồ sơ nhân sự bởi Excel

Lúc này có công ty vẫn còn thực hiện Excel để thống trị nhân sự, nhưng mà cũng có doanh nghiệp lớn vẫn sửa chữa Excel bởi các ứng dụng làm chủ làm hồ sơ nhân sự không giống. Ssống dĩ như thế nguyên nhân là Excel có nhiều ưu điểm, mà lại cùng mãi sau những nhược điểm.

Ưu điểm


*
Thao tác trên Excel đơn giản, dễ sử dụng
Thao tác đối kháng giản

Các thao tác làm việc vào phần mềm Excel siêu dễ dàng và đơn giản thao tác làm việc, dễ áp dụng, những người dùng gần như rất có thể sử dụng. Ngoài ra phần mềm Excel gồm tính phổ cập rộng lớn cùng chi phí đầu tư vào ứng dụng cũng khá phải chăng.

Đa dạng những biểu mẫu

Công thế cung cấp mang lại thống trị nhân sự hỗ trợ không hề ít khung biểu mẫu mã phong phú và không thiếu, có thể chấp nhận được các doanh nghiệp lớn thống trị lực lượng nhân sự của chính bản thân mình trải qua Excel. Ngoài đông đảo khung biểu mẫu được cung ứng sẵn, chúng ta đầy đủ hoàn toàn có thể hoàn toàn trường đoản cú điều chỉnh với sắp xếp theo nhu cầu của chính mình nhằm tạo ra được biểu mẫu ưng ý nhằm ship hàng giỏi mang đến mục đích sử dụng của chúng ta.

Xem thêm: Cách Vẽ Biểu Đồ 2 Đường Trong Excel 2010 Từ A Đến Z, Cách Vẽ Biểu Đồ 2 Trục Tung Trên Excel

Sử dụng dễ dàng

Sử dụng ứng dụng làm chủ nhân sự miễn phí bằng Excel góp câu hỏi quản lý các tài liệu tương quan một phương pháp dễ dãi. Hơn nữa, phần mềm còn có thể tiếp cận số liệu, những thống kê lập cập,… Do ứng dụng Excel là phần mềm miễn phí tổn áp dụng, ko dựa vào nhiều vào các công ty quản lý điều hành không giống phải người sử dụng không bị mất nhiều ngân sách.

Nhược điểm


*
Không bảo vệ tính bảo mật
Không bảo đảm tính bảo mật

Biểu mẫu mã Excel thực thụ ko bảo vệ bảo mật vì không có tính phân quyền, không có Khu Vực tài liệu làm sao được khắc ghi “chỉ dành riêng cho người quản ngại lý”. Mặc dù chủ download file hoàn toàn có thể đặt mật khẩu truy cập, mặc dù vẫn ko rời ngoài khác ngôi trường hòa hợp bị nhỉ ra bên ngoài. Chưa nhắc đa số người đã buộc phải sử dụng phổ biến một biểu mẫu từ nhân viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,… thì Việc kiểm soát điều hành bảo mật thông tin là khó.

Không thể giữ lại “quá kế” cho tất cả những người sau

Biểu chủng loại quản lý nhân sự bởi Excel là một trong những tài nguyên ổn quý hiếm của chúng ta, nhưng lại thiệt nuối tiếc là ko có công dụng chuyển giao và quá kế đầy đủ. Cách đặt tên và sắp xếp các biết tin bên trên biểu mẫu Excel nhưng mà fan cũ giữ lại sẽ rất khó để một fan mới hoàn toàn có thể tiếp cai quản.

Khả năng tích vừa lòng kém

Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói phổ biến, có rất nhiều ứng dụng doanh nghiệp lớn rất có thể áp dụng nhỏng phần mềm chnóng công, phần mềm tính lương, ứng dụng quản lý KPI/OKR, thống trị tài sản, thống trị tài liệu, phần mềm chat, chữ cam kết năng lượng điện tử,… Nhược điểm của biểu chủng loại Excel là thiết yếu tích hợp với mọi phép tắc hiện đại đó.

Dễ gây ra các lỗi không đúng vị làm việc của bé người

Tất cả những thao tác của con fan trên biểu chủng loại Excel, từ các việc nhập liệu tới kiếm tìm tìm, tra soát, coppy, chỉnh sửa,… phần đa được tiến hành hoàn toàn thủ công yêu cầu không đúng sót là vấn đề trước sau. Sai sót sẽ còn xẩy ra tiếp tục hơn thế nữa Khi không ít người thuộc truy vấn với chỉnh sửa một file Excel.

Không thể mở rộng khi cửa hàng tăng quy mô

Dữ liệu đã ngày dần gia tăng Khi doanh nghiệp ngày dần phát triển. lúc càng có khá nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở đề xuất khổng lồ. Người thống trị cũng cần yếu giải quyết bằng phương pháp cứ tăng lên số trang, số dòng, số cột được. Nên về lâu dài hơn, làm chủ nhân sự bởi biểu chủng loại Excel truyền thống gần như là siêu hạng.

Kết luận

Không có gì là hoàn hảo và tuyệt vời nhất, rất có thể quản lý làm hồ sơ nhân sự bằng excel chưa thật sự về tối ưu tuy vậy nó cũng có tương đối nhiều ưu điểm. Vậy cho nên việc chọn lựa thực hiện hay không cùng áp dụng rứa làm sao là phù ở trong vào thực trạng thực tiễn và phương thức làm chủ của mỗi doanh nghiệp.Trong khi, doanh nghiệp lớn có thể áp dụng kết hợp khối hệ thống review năng lực nhân sự tiến bộ nhằm mục tiêu giành được kết quả một phương pháp tốt nhất.

geektechreviews.com – Nền tảng technology hỗ trợ chiến thuật chạy thử online dành riêng cho khách hàng toàn nước. Tự hào sát cánh cùng +100 khách hàng công ty số 1 nlỗi HONDA, Đại học tập FPT, TopCV, Ngân sản phẩm TMCPhường Hàng Hải cả nước (MSB)…

Nếu chúng ta quyên tâm cho phương án giúp nâng cấp quality tuyển chọn dụng, huấn luyện và đào tạo với reviews năng lượng nhân sự giúp về tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký tức thì trên phía trên và để được hỗ trợ tư vấn trực tiếp về Nền tảng Đánh Giá năng lực nhân sự geektechreviews.com.